Notatki prelegenta często zawierają wskazówki organizacyjne, nazwiska kontaktów albo komentarze, które nie powinny trafić do uczestników. Jednocześnie wydruk samych slajdów bywa zbyt ubogi, aby służyć jako materiał szkoleniowy. Przed wydarzeniem w Austrii trzeba więc przygotować trzy świadome wersje: ekranową prezentację, notatki dla prowadzącego oraz materiały dla uczestników, a następnie sprawdzić każdą z nich.
Najpierw sklasyfikuj zawartość notatek
Przejrzyj notatki slajd po slajdzie i oznacz informacje jako przeznaczone do wypowiedzenia, wewnętrzne organizacyjne lub możliwe do udostępnienia. Usuń hasła, numery prywatne i dane uczestników. Notatki nie są sejfem; mogą zostać wydrukowane lub wyeksportowane. Dłuższe instrukcje przenieś do kontrolowanego dokumentu prowadzącego, a w prezentacji pozostaw krótkie odwołanie.
Wybierz właściwy układ wydruku
Microsoft opisuje druk stron notatek, gdzie na jednej stronie znajduje się miniatura jednego slajdu i odpowiadające jej notatki. Materiały informacyjne mogą zawierać kilka slajdów na stronie oraz miejsce na zapiski, ale zwykle nie pokazują pełnych notatek prelegenta. Przed drukiem sprawdź podgląd, orientację, kolory i ukryte slajdy. Nie zakładaj, że opcja „Materiały informacyjne” automatycznie tworzy podręcznik.
Rozdziel wersję prowadzącego i uczestnika
Utwórz osobne pliki PDF z jednoznaczną nazwą. Wersja prowadzącego może zawierać notatki, lecz powinna mieć ograniczony dostęp. Wersja uczestnika powinna być samodzielna: rozwijać skróty, zawierać dostępne linki i nie odwoływać się do niewidocznych instrukcji. Jeżeli slajd jest tylko ilustracją, dodaj w materiale krótkie wyjaśnienie, zamiast polegać na pamięci z prezentacji.
Sprawdź język i numerację
Austriacka publiczność może otrzymać niemieckie materiały przy polskim pliku źródłowym. Porównaj numery slajdów, nagłówki i kolejność sekcji. Notatka do slajdu 18 nie może po tłumaczeniu pozostać przypisana do przesuniętego slajdu 19. Używaj stabilnych identyfikatorów modułów, nie tylko numerów stron. Długie niemieckie wyrazy mogą zmienić łamanie w polach notatek i trzeba je zobaczyć w PDF.
Zrób próbę na urządzeniu sali
Otwórz prezentację na komputerze, który będzie używany, i sprawdź widok prezentera z właściwym układem monitorów. Publiczność nie powinna widzieć notatek. Otwórz również PDF uczestnika bez połączenia z internetem, kliknij linki i sprawdź, czy tekst pozostaje czytelny przy druku czarno-białym. Nie testuj dopiero kilka minut przed rozpoczęciem.
Zarchiwizuj dokładnie wydane wersje
Po wydarzeniu zachowaj numer wersji prezentacji, notatek prowadzącego i materiałów. Usuń robocze eksporty z publicznych folderów. Jeśli uczestnicy otrzymują poprawkę, opisz, co się zmieniło, zamiast podmieniać plik bez śladu. W protokole nie kopiuj treści poufnych notatek; wystarczy potwierdzić ich przegląd i ograniczenie dostępu.
Jawne powiązanie z Austrią
Serwis Ronsoft.at jest austriackim sklepem tej samej grupy właścicielskiej Ronsoft; link ujawnia relację i nie jest niezależną rekomendacją. Organizatorzy z Polski i Austrii uzgadniają, która wersja jest dla uczestników.
Pakiet szkoleniowy
- Notatki nie zawierają haseł ani danych prywatnych.
- Wersja prowadzącego i uczestnika to osobne pliki.
- Układ wydruku sprawdzono w podglądzie.
- Widok prezentera przetestowano na właściwym urządzeniu.
- Wydane pliki mają wspólny numer wersji.
Lista kontrolna powinna wskazywać właściciela każdego pliku i miejsce dystrybucji. Robocze eksporty usuwa się dopiero po potwierdzeniu wersji archiwalnej.
Źródła pierwotne
Jedna prezentacja nie powinna przypadkiem pełnić trzech ról. Świadome rozdzielenie widoku ekranowego, notatek i materiałów chroni informacje wewnętrzne i daje uczestnikom użyteczny dokument.