Eksport do pliku PST może skopiować wiadomości, załączniki, kontakty i elementy kalendarza, lecz nie jest pełnym obrazem konfiguracji Outlooka. Microsoft wskazuje, że między innymi reguły wiadomości, listy zablokowanych nadawców, widoki, uprawnienia i część ustawień Autoarchiwizacji nie są eksportowane. Przed przekazaniem archiwum do austriackiego oddziału trzeba zatem przygotować osobną inwentaryzację.
Określ cel archiwum
Inny zakres jest potrzebny do czasowej kontroli starej poczty, inny do migracji użytkownika, a jeszcze inny do dowodu procesowego. Zapisz skrzynkę, foldery, zakres dat, strefę czasową i właściciela danych. Nie eksportuj całej skrzynki tylko dlatego, że nie ustalono, które elementy są rzeczywiście potrzebne.
Eksport wykonuj z właściwego profilu
Sprawdź, czy Outlook ma zsynchronizowane wszystkie wymagane foldery, w tym elementy online, które nie zostały pobrane lokalnie. Wybierz właściwą skrzynkę i uwzględnij podfoldery. Po eksporcie porównaj liczbę elementów w krytycznych folderach oraz najstarszą i najnowszą datę.
Zapisz konfigurację poza PST
Utwórz listę reguł pocztowych, podpisów, dodatkowych skrzynek, delegacji, widoków, kategorii, ustawień automatycznego archiwum i zablokowanych nadawców. Nie kopiuj haseł. Każdy element oznacz jako odtwarzany automatycznie, wymagający ręcznej konfiguracji albo nieprzenoszony ze względów bezpieczeństwa.
Sprawdź kalendarz i kontakty oddzielnie
Otwórz PST w kontrolnym profilu i wyszukaj próbkę wiadomości z załącznikami, kontaktów oraz spotkań cyklicznych. Porównaj strefy czasowe i organizatorów. Import do nowej skrzynki może tworzyć duplikaty, dlatego testuj na kopii lub w wyznaczonym folderze, zanim wykonasz pełne przeniesienie.
Chroń plik jak kopię skrzynki
PST może zawierać poufną korespondencję i dane osobowe. Przechowuj go w szyfrowanym, kontrolowanym miejscu, zapisuj dostęp i nie przesyłaj zwykłym e-mailem. Hasło PST nie powinno być jedyną warstwą ochrony. Ustal okres retencji i sposób bezpiecznego usunięcia po akceptacji migracji.
Zaplanuj odbiór po stronie austriackiej
Odbiorca powinien potwierdzić otwarcie archiwum, wyszukiwanie, dostęp do załączników oraz kompletność ustalonych folderów. Następnie odtwarza zatwierdzone reguły i podpisy na podstawie inwentaryzacji. Zamknięcie migracji następuje dopiero po praktycznej weryfikacji, nie po samym skopiowaniu pliku.
Przekazanie do Austrii
Witryna Ronsoft.at jest austriackim sklepem we wspólnej sieci właścicielskiej Ronsoft; link ujawnia tę relację i nie stanowi niezależnej rekomendacji. Polski nadawca i austriacki odbiorca powinni uzgodnić zakres danych, język nazw folderów, retencję oraz osoby uprawnione do otwarcia archiwum.
Pakiet migracyjny Outlooka
- PST ma potwierdzony zakres i sumy kontrolne.
- Próbne wiadomości, załączniki, kontakty i spotkania otwierają się.
- Reguły, podpisy i delegacje są osobno zinwentaryzowane.
- Plik jest szyfrowany i dostęp jest rejestrowany.
- Austriacki odbiorca podpisał test kompletności.
W protokole zapisz hash PST, datę eksportu, źródłowy profil i wynik testu. Nie zapisuj w nim haseł ani pełnych danych z korespondencji.
Źródła pierwotne
- Microsoft: import poczty, kontaktów i kalendarza z PST
- Microsoft: kopia zapasowa poczty programu Outlook
Po akceptacji pozostaw tylko zatwierdzoną kopię archiwalną zgodnie z polityką firmy. Robocze PST z komputerów i nośników usuń w kontrolowany sposób, a nowy profil zabezpiecz i udokumentuj niezależnie od starego pliku. Zachowaj także wynik kontroli duplikatów po imporcie.