Ręcznie wpisany numer strony wygląda poprawnie tylko do pierwszej większej korekty. Po dodaniu rozdziału spis treści, podpisy ilustracji i odwołania typu „patrz strona 12” mogą rozjechać się w kilku miejscach jednocześnie. Przed wydaniem czeskiej wersji instrukcji trzeba oprzeć strukturę na stylach nagłówków, używać pól odwołań i wykonać końcową aktualizację w kopii przeznaczonej do publikacji.
Zacznij od hierarchii nagłówków
Automatyczny spis treści w Wordzie powstaje z nagłówków. Każdy rozdział powinien mieć właściwy styl Nagłówek 1, 2 lub 3, a nie tylko ręcznie zmieniony rozmiar czcionki. Nie przeskakuj poziomów bez logicznego powodu. Polski i czeski dokument mogą mieć inne łamanie stron, lecz identyczne identyfikatory rozdziałów. Dzięki temu recenzenci rozmawiają o tej samej części, a nie o chwilowym numerze strony.
Wstaw automatyczny spis treści
Na karcie Odwołania wybierz automatyczny spis, a następnie określ potrzebną liczbę poziomów. Microsoft wskazuje, że ręcznie utworzonego spisu nie można aktualizować tak jak automatycznego. Po zmianie tytułu wybierz aktualizację całego spisu, nie tylko numerów stron. Kliknij kilka pozycji i sprawdź, czy prowadzą do właściwego nagłówka. Usuń ręcznie dopisane wiersze, które nie mają źródła w strukturze.
Odwołania twórz jako pola
Do rysunku, tabeli lub rozdziału użyj podpisu i polecenia Odwołanie krzyżowe. Takie odwołanie jest polem, które może pokazywać numer, tytuł lub stronę. Nie wpisuj tych wartości ręcznie. Gdy Word pokazuje kod w rodzaju REF zamiast wyniku, przełącz widok kodów pól, ale nie kasuj składni. Odwołanie do elementu w innym dokumencie wymaga odmiennego projektu i nie powinno być improwizowane na końcu.
Aktualizuj w kontrolowanej kolejności
Najpierw zakończ zmiany treści i zaakceptuj rewizje, potem zaktualizuj podpisy, odwołania i spis. Zaznaczenie całego dokumentu i aktualizacja pól jest użyteczne, lecz trzeba przejrzeć komunikaty oraz wyniki. Pole w nagłówku, stopce lub polu tekstowym może wymagać osobnej kontroli. Po aktualizacji ponownie sprawdź co najmniej pierwsze, środkowe i ostatnie odwołanie.
Szukaj sygnałów uszkodzenia
Wyszukaj tekst „Błąd! Nie zdefiniowano zakładki” oraz inne komunikaty o braku źródła. Sprawdź, czy usunięty nagłówek nie pozostawił martwego linku. Zwróć uwagę na odwołania w tabelach i instrukcjach krok po kroku. Jeśli numer strony jest częścią zdania, przeczytaj cały akapit, ponieważ po przeniesieniu treści może być gramatycznie niewłaściwy i wymagać przeredagowania.
PDF jest osobnym wynikiem
Po eksporcie otwórz PDF i kliknij pozycje spisu oraz kilka wewnętrznych linków. Porównaj liczbę stron i tytuły rozdziałów z plikiem Word. Czeski odbiorca powinien potwierdzić, że lokalizowane tytuły odpowiadają treści. Zachowaj wydaną wersję Word oraz PDF pod wspólnym numerem; późniejsza edycja źródła nie może po cichu zmienić wcześniej opublikowanej instrukcji.
Powiązanie z czeskim sklepem
Serwis Ronsoft.cz należy do tej samej grupy właścicielskiej Ronsoft; link jest przejrzystym oznaczeniem relacji, a nie niezależną rekomendacją. Polski autor i czeski redaktor wspólnie ustalają identyfikatory rozdziałów.
Kontrola przed publikacją
- Wszystkie rozdziały używają prawdziwych stylów nagłówków.
- Spis treści zaktualizowano w całości.
- Numery rysunków i rozdziałów są polami odwołań.
- Dokument nie zawiera błędów brakującej zakładki.
- Linki w PDF prowadzą do właściwych miejsc.
Protokół powinien zawierać wersję źródła, datę aktualizacji pól, wynik wyszukiwania błędów i identyfikator PDF. Nie wystarczy zaakceptować sam wygląd pierwszej strony.
Źródła pierwotne
Dobrze zbudowany dokument sam przelicza spis i odwołania, ale nadal wymaga świadomej aktualizacji i kontroli. To znacznie bezpieczniejsze niż ręczne poprawianie numerów w polskiej i czeskiej wersji.