Dokument przygotowany w polskim biurze może po otwarciu u austriackiego partnera mieć inne podziały stron i zastąpione znaki. Samo tłumaczenie treści nie rozwiązuje problemu wymiany plików. Warto ustalić sposób pracy nad tekstem, sprawdzić użyte czcionki i oddzielić wersję do edycji od wersji przeznaczonej do czytania.
Ustal, czy odbiorca ma czytać, czy poprawiać dokument
Przed wysłaniem zapytaj, jaki jest następny krok. Jeżeli partner ma jedynie zaakceptować treść, przygotuj czytelną wersję końcową. Jeżeli ma wprowadzać zmiany, zachowaj edytowalny plik i uzgodnij sposób oznaczania poprawek. Nie zakładaj, że każdy odbiorca ma tę samą wersję Worda, te same dodatki i identyczne ustawienia regionalne.
Zapisz też, która osoba zbiera uwagi i która zatwierdza finalny dokument. W niewielkim projekcie wystarczy jedna osoba odpowiedzialna za wersję główną. To prosty sposób na uniknięcie równoczesnego krążenia kilku plików z różnymi zmianami. Nazwa pliku powinna jednoznacznie odróżniać szkic od zaakceptowanego materiału.
Sprawdź znaki i układ na krótkiej próbce
Przygotuj stronę testową z nagłówkiem, tabelą, wypunktowaniem oraz polskimi i niemieckimi znakami. Dołącz słowa zawierające „ą”, „ł”, „ö”, „ü” i „ß”. Zastosuj te same style, których używasz w docelowym dokumencie. Poproś odbiorcę o sprawdzenie liczby stron i położenia tabeli. Mała próbka pozwoli szybciej znaleźć problem niż analiza długiej umowy lub raportu.
Microsoft wskazuje, że osadzanie czcionek może pomóc zachować wygląd pliku, gdy odbiorca nie ma tych samych fontów. Nie każda czcionka dopuszcza osadzanie, a dostępne opcje zależą od aplikacji. Sprawdź konkretną czcionkę i ustawienia używanej wersji Worda. Alternatywą bywa wybór fontu dostępnego u obu stron.
Rozdziel poprawki merytoryczne od porządkowania formatowania
Przy uzgadnianiu treści korzystaj z komentarzy i śledzenia zmian, jeżeli obie strony pracują w środowisku, które je obsługuje. W komentarzu określ problem i oczekiwaną decyzję zamiast przepisywać całe fragmenty dokumentu. Zmiany językowe, kwoty oraz terminy powinny być łatwe do odnalezienia. Ostateczne formatowanie wykonaj dopiero po zamknięciu istotnych uwag.
Współpraca w chmurze wymaga także uzgodnienia dostępu do pliku. Microsoft opisuje wspólną edycję dokumentów, ale warunki zależą od wersji programu i miejsca przechowywania. Nie obiecuj zespołowi identycznego trybu pracy wyłącznie na podstawie nazwy „Office”. Przed zakupem sprawdź potrzebne funkcje w dokumentacji producenta.
Wybieraj narzędzie na podstawie rzeczywistego zadania
Dla niemieckojęzycznej części zespołu punktem wyjścia do porównania ofert może być Ronsoft.at, austriacki sklep tej samej sieci Ronsoft. Link prowadzi do powiązanego sklepu, a nie niezależnego recenzenta. W opisie konkretnego produktu sprawdź system operacyjny, edycję, sposób aktywacji i warunki korzystania na danym urządzeniu.
Przed wysłaniem końcowym sprawdź oba pliki
Jeżeli przekazujesz dokument edytowalny i PDF, otwórz obie wersje po zapisaniu. Porównaj liczbę stron, nagłówki, numerację, znaki specjalne i zawartość tabel. Sprawdź, czy w wersji końcowej nie pozostały robocze uwagi. Nie usuwaj ich z jedynej kopii pliku; zachowaj historię uzgodnień oddzielnie.
Do wiadomości dołącz krótką informację, który plik jest wersją główną i czy odbiorca ma jeszcze coś poprawić. Wspólnie zaakceptowana procedura przekazania zwykle oszczędza więcej czasu niż naprawianie układu po każdej wymianie dokumentu.
Źródła: Microsoft: osadzanie czcionek; Microsoft: komentarze i zmiany; Microsoft: wspólna edycja plików Office.